Privacy- en cookieverklaring OVSoftware

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 25 maart 2021.

OVSoftware B.V. (hierna: OVSoftware) vindt het belangrijk dat er zorgvuldig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij legen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

In deze privacy- en cookieverklaring wordt toegelicht hoe OVSoftware omgaat met uw persoonsgegevens, zodra u gebruik maakt van onze diensten of onze website www.ovsoftware.nl bezoekt. Per doeleinde, waarvoor wij persoonsgegevens verwerken, wordt aangegeven welke persoonsgegevens wij van u verkrijgen, met welk doel wij deze persoonsgegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Indien u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op via de gegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Het leveren van onze diensten

Als organisatie kunt u gebruik maken van onze diensten, zoals het beheer of onderhoud van uw IT-omgeving of de inzet van tijdelijk personeel op locatie.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• (Bedrijfs)naam
• (Zakelijk) e-mailadres
• (Zakelijk) telefoonnummer
• Naam en functie van de contactpersoon
• Factuurgegevens
• Betalingsgegevens

Wij verwerken deze persoonsgegevens om de overeenkomst die wij met u aangaan, uit te kunnen voeren. Wij bewaren deze informatie gedurende de looptijd van de overeenkomst. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn).

Nieuwsbrief

Indien wij nieuwsbrieven versturen informeren wij u periodiek over diverse onderwerpen over OVSoftware, recruitment of andere inhoudelijke onderwerpen.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• E-mailadres

Dit doen wij op basis van uw toestemming, tenzij u klant bij ons bent en het gaat om direct marketing voor soortgelijke eigen producten en diensten. In dat geval verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, namelijk ons belang om u gelijksoortige producten en diensten aan te kunnen bieden. Wij bewaren deze informatie, totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief of totdat de klantrelatie eindigt. U kunt zich op ieder moment afmelden voor de nieuwsbrief. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink.

Klantreferenties

Op onze website plaatsen wij referenties van klanten van OVSoftware.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam
• Naam
• Functie
• Foto
• Inhoud van de gedeelde referentie

Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie, totdat u uw toestemming intrekt. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken, door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Koffie drinken

Via onze website kunt u zich aanmelden voor een vrijblijvend gesprek met een kop koffie. Zo kunt u OVSoftware beter leren kennen, om te kijken of u bij ons zou willen werken.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Locatie afspraak
• Datum afspraak
• Inhoud van uw bericht

Wij verwerken deze persoonsgegevens om een afspraak met u in te kunnen plannen en om de overeenkomst hiertoe met u uit te voeren. Wij bewaren deze gegevens, totdat de afspraak heeft plaatsgevonden. Op die manier hoeft u uw gegevens niet iedere keer opnieuw door te geven, wanneer de afspraak mogelijk verplaatst wordt.

Solliciteren

Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie

Uw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens, zodat wij contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met uw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier.

Contact

U kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen. Dit kan telefonisch, maar ook via het contactformulier of via de mail.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van uw bericht

Dit doen wij om uw verzoek om contact met u op te nemen netjes af te kunnen handelen en om de overeenkomst hiertoe met u uit te voeren. Wij bewaren deze informatie, zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en/of afhandeling van uw verzoek.

Met wie en wanneer delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan degenen binnen onze organisatie waarvan het strikt noodzakelijk is dat zij uw persoonsgegevens ontvangen. Dit zijn bijvoorbeeld de personen aan wie u berichten adresseert. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te respecteren. 

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in beginsel niet aan derden, tenzij dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan daarom voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• Dat nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren;
• U hier toestemming voor geeft;
• Wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken, zijn:

• Onze hostingprovider
• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Marketingbedrijf
• Cookiedienstverleners

Om onze diensten te kunnen verlenen, kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij doen dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat we een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke u doorgeleiden naar de social media platforms. U krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zult u advertenties tegenkomen op uw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als u wilt weten wat de social media platform doen met u persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

• LinkedIn (privacyverklaring)
• Facebook (privacyverklaring)
• Twitter (privacyverklaring)
• Instagram (privacyverklaring)

Cookies

OVSoftware en derde partijen maken gebruik van cookies op de website www.ovsoftware.nl. Cookies zijn kleine bestandjes die tijdens een bezoek aan onze website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de websitebezoeker. Dit gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:

• Functionaliteiten van de website mogelijk te maken (technische en functionele cookies)
• Het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies)
• Gepersonaliseerde advertenties te kunnen laten zien (marketing cookies)

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om uw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de cookies die wij en derde partijen gebruiken op onze website.

In- en uitschakelen van cookies

In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd, wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

Beveiliging

Wij zorgen ervoor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om de door u verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik. Er wordt onder andere gebruik gemaakt van beveiligde verbindingen om uw persoonsgegevens over het internet te verzenden. De persoonsgegevens worden daarnaast bijvoorbeeld opgeslagen en verwerkt in een gecertificeerd datacentrum en afgeschermd van zoekmachines.

Rechten

U heeft het recht bij OVSoftware een verzoek in te dienen om inzage in welke persoonsgegevens er van u door OVSoftware worden verwerkt. Daarnaast kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens aan te vullen, te rectificeren of te verwijderen, dan wel een verzoek indienen om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Daarnaast heeft u onder omstandigheden het recht om uw persoonsgegevens in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of over te (laten) dragen aan een derde. Bovendien heeft u te allen tijde het recht om bezwaar maken tegen de persoonsgegevensverwerking. Tot slot heeft u het recht om uw toestemming op ieder moment in te trekken, indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken.

OVSoftware zal voornoemde verzoeken en bezwaren zo snel mogelijk inwilligen of u gemotiveerd toelichten waarom uw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd. Wij zullen normaliter binnen een maand op uw verzoek of bezwaar reageren, tenzij de complexiteit of frequente van de verzoeken en bezwaren verlenging van die termijn vereisen. De termijn kan in dat geval met maximaal twee maanden worden verlengd.

U kunt uw verzoek zenden aan OVSoftware, waarvan de contactgegevens hieronder te vinden zijn.

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat kenbaar maken via privacy@ovsoftware.nl .

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Deze privacy- en cookieverklaring is afgestemd op het gebruik van onze dienstverlening en de mogelijkheden die onze website biedt. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen hierin kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacy- en cookieverklaring op onze website te raadplegen.

Vragen en klachten

Indien u nog vragen heeft over het privacy- en cookieverklaring van OVSoftware, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen via de gegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Mocht u van mening zijn dat OVSoftware uw persoonsgegevens op een onbehoorlijke of onrechtmatige wijze verwerkt of op enigerlei andere wijze in strijd handelt met de geldende privacywetgeving, dan kunt u te allen tijde een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

OVSoftware B.V.

• Colosseum 13
• 7521 PV Enschede
• +31 53 303 3600
• info@ovsoftware.com
• KvK nr. 06049464