Terugblik Bachelor Scriptie Jimmy van Santen

Intro

Hoi ik ben Jimmy van Santen en ik heb mijn bachelor scriptie geschreven bij OVSoftware, dit voor de afronding van mijn opleiding Technische bedrijfskunde aan de universiteit Twente. Ik ben 21 jaar kom uit de Achterhoek en woon en studeer in Enschede. Verder vind ik het leuk om sportief bezig te zijn, dus normaal gesproken voetbal ik veel, maar door corona ben ik vooral veel gaan hardlopen dit resulteerde ook in meerdere hardloopuitjes met collega’s van OVSoftware. Erg leuk om niet alleen gezellig maar ook sportief bezig te zijn.

Opdracht

Mijn opdracht startte breed georiënteerd met als doel het ontwikkelen van oplossingen binnen het Microsoft ecosysteem. Hierbij vooral de vraag hoe OVSoftware applicaties en oplossingen kan aanbieden binnen dit ecosysteem. Dit alles toegepast op het binnen Docdynamic (OVSoftware groep) ontwikkelde Document Management Systeem (DMS) ATLAS Online. 

Een DMS is een systeem dat gebruikt wordt voor het op een structurele manier beheren en opslaan van digitale documenten. Dit maakt het mogelijk om versies van documenten bij te houden gecreëerd door verschillende gebruikers.

Deze opdracht gaf mij in het begin dus veel vrijheid en voor mij de taak om hier zelf een richting aan te geven. Met mijn begeleider Rune de Groot, IT-professional bij OVSoftware heb ik dit in de richting van mijn studie Technische bedrijfskunde kunnen doen.  

Start 

De start van mijn onderzoek begon het analyseren van het probleem want waar staat ATLAS Online nu en waar willen we uiteindelijk staan. Daarvan was de conclusie dat ATLAS Online een DMS is met potentie maar de volgende stap wil zetten naar een geïntegreerde gebruikerservaring. Dit kan worden bereikt door het creëren van een integratie met een mail applicatie zoals Microsoft Outlook. Dit betekent dat een gebruiker vanuit de Microsoft Outlook applicatie direct documenten kan opslaan en beheren in ATLAS Online. 

Maar voordat een nieuw systeem ontworpen kan worden is het essentieel dat je het bestaande systeem eerst analyseert en dus leert begrijpen. Dit heb ik gedaan in met behulp van een class diagram, data model, applicatie landschap en meerdere Business Process Models. Uiteindelijk heb ik een User Experience Questionnaire gebruikt voor een concretere beoordeling van het bestaande systeem.

Resultaat 

Dit resulteerde in meerdere focus punten waarbij het onder andere belangrijk was dat de attributen die aan een documenttype zijn gekoppeld automatisch worden ingevuld. Een document type kun je zien als een categorie waarin een document valt. De attributen karakteriseren het document type. Dus als er een inkoopfactuur is ontvangen is het de bedoeling dat ATLAS Online dit automatisch herkent dus weet dat het documenttype een inkoopfactuur is en dat de attributen bedrijfsnaam, datum, product/projectnaam, etc. direct worden ingevuld.

Hierbij heb ik mij dus verder gericht op de gebruiker die een document moet uploaden in ATLAS Online. De gebruiker moet zo min mogelijk stappen zetten om een document te uploaden. Bovendien moet ATLAS Online uitblinken in het op een simplistische manier uploaden van documenten. Bij andere document management systemen worden veel verschillende manieren voor het uploaden van een document mogelijk gemaakt. Dit resulteert in dat elke gebruiker op een andere manier zijn of haar document uploadt.


Verder heb ik in Adobe XD meerdere ontwerpen gemaakt van hoe de gebruiksvriendelijke integratie eruit zou moeten zien en geprobeerd om hier echt een gebruikservaring van te maken. Na overleg met Rune de Groot ben ik tot de eerste designs in Adobe XD gekomen, deze heb ik na afwegingen in design keuzes aangepast en zo kwam ik tot het verbeterde design. Deze heb ik geëvalueerd met meerdere potentiële gebruikers van ATLAS Online. Hierbij kun je duidelijk zien dat mijn verbeterde systeem beter werd beoordeeld dan het bestaand systeem. Op het gebied van hoe makkelijke het is om met dit product te moeten werken en attractiviteit van het product. Hierdoor ben ik tot het final design gekomen.

Terugblik


Naast dat ik mij begeven heb op voor mij redelijk onbekend terrein en veel geleerd heb op het gebied van Document Management en IT was het ook nog eens leuk om bij OVSoftware in de keuken te kijken en hierbij deel te nemen aan sportieve hardloop uitjes en andere gezellige aangelegenheden. Uiteindelijk heb ik met de begeleiding van Rune de Groot en begeleiders van de Universiteit Twente mijn bachelor scriptie afgerond met een acht dus een resultaat om trots op te zijn.