Factuurverwerking snel en foutloosOver Mainenergie
MAIN Energie ondersteunt ondernemers op een professionele wijze in het
realiseren van besparingen bij de inkoop van energie en het verbruik daarvan.
Zij helpt klanten niet alleen met het behalen van besparingen, MAIN Energie
kan het volledige management van energie overnemen. Hierbij controleert
zij de facturen, regelt alles met de netbeheerders en meetbedrijven. Kortom;
MAIN Energie is het aanspreekpunt voor alle energievragen van hun klanten.
Projectomschrijving: Elektronische factuurverwerking met d.3Ondanks dat er in veel bedrijven geautomatiseerde processen zijn doorgevoerd,
blijft men in de periferie van het bedrijfsproces toch afhankelijk van
papierwerk en handmatige invoer van gegevens. Bijvoorbeeld omdat toeleveranciers
hun geleverde goederen en diensten, begeleiden met een papieren factuur.
Voor een handelsonderneming in elektriciteit en gas heeft OVSoftware een
oplossing gerealiseerd, dat een groot deel van deze tijdrovende arbeid
versnelt. Voor de geautomatiseerde invoer van factuurgegevens is het door
ons gevoerde product d.3 in gezet. Hiermee wordt op basis van intelligente
OCR technieken de juiste gegevens van de papieren facturen gedigitaliseerd.
Doormiddel van een stukje maatwerk is deze gedigitaliseerde invoer gekoppeld
aan het huidige administratieve systeem van de onderneming. Dit systeem
is gebouwd op basis van een MySQL database, Java en JSP. Wij hebben deze
koppeling dan ook met dezelfde technieken gerealiseerd.
De invoer van factuurgegevens kan met deze oplossing tegen een fractie
van de tijd en inspanning, foutloos worden uitgevoerd. Via de in Java en
JSP gebouwde uitbreiding op het gebruikers interface is de bediening eenvoudig
en kan de correcte werking van het proces worden gevolgd. Projektomschrijving: d.3 integratie met MAINadminHet bedrijf MAIN Energie koopt en verkoopt energie in de vorm van elektriciteit
en gas. Klanten en facturen worden beheerd in een eigen web applicatie
?MAINAdmin? welke is geschreven in Java/Struts met een MySQL database voor
de persistentie.
Voor ingekochte energie ontvangt het bedrijf MAIN Energie facturen per
post. Deze facturen worden met het d.3 Document Management Systeem (www.docdynamic.nl)
gescand en gedigitaliseerd opgeslagen in CSV (comma-seperated values) bestanden.
De webapplicatie MAINAdmin is uitgebreid met een module waarbij een procedure
wordt gestart om de gecreëerde CSV bestanden te verwerken.
Elk CSV bestand wordt eerst gecategoriseerd door de inhoud ervan te vergelijken
met een aantal criteria. Op dit moment bestaan er de twee categorieën
electra en gas met ieder hun eigen kenmerken.
Elke regel in het bestand wordt nu verwerkt als factuur voor de betreffende
categorie, waarna de factuur wordt geïmporteerd in de MySQL database welk
wordt benaderd via een transparante data access laag.
Na verwerking van de bestanden zal er een status overzicht worden getoond
van de verwerkte bestanden. De CSV bestanden worden hier weer gecategoriseerd.
Bestanden kunnen in het geheel worden afgekeurd omdat ze aan geen enkele
testcriteria voldoen. Bestanden kunnen gedeeltelijk worden afgekeurd waarbij
wordt aangegeven welke regelnummers niet correct waren. Of bestanden worden
goed gekeurd omdat succesvol zijn verwerkt.
De afkeurde bestanden worden verplaats zodat ze eerst handmatig moeten
worden gecontroleerd alvorens ze opnieuw aan te bieden. Van de gedeeltelijk
afgekeurde bestanden worden alleen de foutieve regels in een bestand opgeslagen
voor handmatige controle. Gedeeltelijk en volledig verwerkte bestanden
worden verplaats om aan te geven dat deze verwerkt zijn. Branche- Zakelijke dienstverlening
Gebruikte techniek
|
